- Начинайте с конца
- Поймите свою цель
- Внимательность
- Риски
- Перфекционизм
- Управление временем
- Многозадачность
- Инструменты
- Методологии
- Образование
1. Начинайте с конца.
«За годы работы в отрасли Джо Гриффин, сертифицированный PMP и доцент кафедры управления проектами Северо-Восточного университета, обнаружил, что все успешные проекты имеют определенную начальную и конечную точку. «Подобно марафонцу, представляющему себе финишную черту, если вы понимаете эту дугу и постоянно представляете себе свою цель, вы остаетесь ей верны», — объясняет он. Представление конечной цели также важно для того, чтобы не отвлекаться на посторонние мысли и оставаться сосредоточенным и готовым к выполнению задачи до конца работы.
2. Поймите свою цель.
Когда вы руководите каким-либо проектом, очень важно понять его общую цель, прежде чем погружаться в многочисленные задачи, необходимые для его выполнения, объясняет Гриффин.
Например, в процессе работы вы можете столкнуться с ситуациями, цель которых — повлиять на вас, чтобы вы изменили направление проекта. Когда возникают подобные ситуации, Гриффин предлагает спросить себя: «Что я должен сделать для этих влиятельных лиц, чтобы оправдать их ожидания?».
«Эти пункты считаются «критически важными», и в идеале вы должны чувствовать себя комфортно, отклоняя другие просьбы.», — говорит он.
Хотя может показаться сложным сказать «нет» на просьбу (особенно если она исходит от начальника), если вы потратили время на то, чтобы понять видение проекта заранее, на самом деле вы разработали инструменты и язык, необходимые для правильного формулирования реалистичных целей работы. Тем самым вы поможете всем двигаться к поставленной цели.
3. Будьте внимательны.
Что касается личной стороны управления проектами, то важно найти время, чтобы пообщаться с семьей и друзьями о масштабах вашей работы, сроках и количестве внимания, необходимого для достижения ваших целей. Это создаст необходимое понимание ваших ограничений по мере того, как вы будете работать над проектом.
«Когда вы руководите проектом, легко так увлечься, что вы забудете, что жизнь идет без вас», — говорит Гриффин. «Выходите на воздух и дайте своим коллегам и семье понять, что вам нужно».
С точки зрения работы в офисе, важно общаться с членами вашей команды о вашем графике, стиле работы и личной жизни, чтобы управлять ожиданиями.
«Держите своих коллег и одноклассников в курсе вашего расписания», — говорит Гриффин. «Когда вы лучше всего работаете? Сколько времени оставляете для личных дел? Будьте ясны и тверды».
4. Управляйте рисками.
«Управление рисками имеет огромное значение для управления проектами», — говорит Гриффин, приводя пример взрослого учащегося, который пытается вернуться в школу и одновременно совмещает работу и личные дела. Он объясняет важность определения рисков в данном случае и разработки «стратегии реагирования на риски», которая может быть реализована, если все пойдет не по плану.
Примером стратегии реагирования на риски в этом сценарии «может быть простое осознание того, что вы плохо работаете ночью», — говорит он. «Может быть, вы любите утро. Спланируйте стратегию работы в классе, которая снизит риск непродуктивности. Выделите время утром для работы и дайте людям понять, что это «ваше» время. Установите процесс, который работает на вас — даже если это происходит в 2 часа ночи — и придерживайтесь его».
5. Избегайте перфекционизма.
Человеку свойственно стремиться к совершенству, когда он берет на себя ответственность за проект или задачу, однако существуют десятки факторов и непредвиденных обстоятельств, способных негативно повлиять на результат. По этой причине Гриффин объясняет, что сотрудникам следует забыть о перфекционизме и вместо этого сосредоточиться на простом достижении поставленных целей проекта. Если завершенный проект соответствует общим ожиданиям заинтересованных сторон, то вы должны чувствовать, что ваш проект был успешным.
Вместо того чтобы замедлять процесс, концентрируясь на каждой мелочи, которую можно улучшить, Гриффин также предлагает сосредоточиться на успехе в большой перспективе. В качестве иллюстрации этой идеи он приводит пример из учебной практики:
«Каждую неделю в моих классах задаются вопросы для панельных дискуссий, и ученики должны написать три темы. Некоторые пишут 3, а некоторые — 15. Вы получите максимальный балл в любом случае. Возможно, для вас лично важно, получите ли вы 3,7 балла или 3,4, но никто другой об этом не узнает и не побеспокоится… Если вы балансируете между другими приоритетами — работой, семьей и жизнью — признайте, что управление временем и сдержанность — это большая часть успеха».
6. Эффективно управляйте своим временем.
Эффективное управление своим временем является жизненно важной частью успешного завершения любого проекта в любых условиях. Существует несколько стратегий управления временем, которые вы можете использовать в своей личной и профессиональной жизни для достижения успеха.
Наличие четко разработанного плана проекта — одна из наиболее продуктивных стратегий управления временем, поскольку она влияет на все этапы проекта от начала до конца. Если вы попытаетесь выполнить проект без плана, то в конечном итоге потратите больше времени на то, чтобы решить, что нужно сделать и как это должно быть оформлено. С другой стороны, создание тщательного плана заранее служит дорожной картой для проекта и устраняет обычные потери времени, которые могут возникнуть в противном случае.
Кроме того, важным аспектом управления временем является общение с заинтересованными сторонами. Задержки в общении — одни из самых больших проблем, связанных со временем, с которыми сталкиваются руководители проектов и другие специалисты. Для борьбы с этим старайтесь поддерживать активное взаимодействие с заинтересованными сторонами на всех этапах проекта, чтобы сохранить своевременность.
7. Избегайте многозадачности.
Хотя многозадачность кажется лучшим способом сделать несколько дел одновременно, есть одна проблема: многозадачность на самом деле не работает. На самом деле, наш мозг не приспособлен для выполнения двух (и более) сложных задач одновременно.
Исследование Американской психологической ассоциации показало, что переключение между задачами может привести к 40-процентному снижению производительности, поскольку переключение с одной задачи на другую заставляет нас терять концентрацию, внимание и, что самое главное, производительность.
Вместо этого существуют стратегии, которые можно использовать, чтобы избежать многозадачности и завершить работу как можно эффективнее. Например, сокращение количества всевозможных прерываний может помочь вам улучшить концентрацию внимания и повысить эффективность, поскольку это снижает частоту помех, которые могут заставить вас разделить внимание.
8. Используйте подходящие инструменты.
В мире, где эффективность является ключевым фактором, профессионалы должны использовать доступные им инструменты, которые могут облегчить их работу. Программные средства управления проектами могут помочь менеджерам, администраторам и другим сотрудникам максимально эффективно реализовать проекты, предлагая функции, позволяющие управлять задачами, отслеживать прогресс и оптимизировать коммуникации.
При выборе инструментов важно проанализировать свои потребности и определить, какие варианты способны удовлетворить ваши требования. Наличие в вашем арсенале правильных приложений или программного обеспечения для управления проектами поможет вам адекватно общаться с командой, оставаться организованным и выполнять проекты в срок.
Для тех, кто хочет изучить возможности и преимущества различных инструментов, прежде чем брать на себя обязательства, существуют бесплатные варианты программного обеспечения для управления проектами, которые стоит рассмотреть.
9. Ознакомьтесь с методологиями управления проектами.
Независимо от того, занимаете ли вы официальную должность менеджера проектов или планируете получить ее в будущем, основные методологии управления проектами могут быть полезны практически для всех профессионалов.
Методологии управления проектами — это инструменты, методы, процессы и лучшие практики, которые позволяют эффективно выполнять ряд задач. Поэтому неудивительно, что эти методологии могут применяться в любой отрасли практически для любого проекта. Знакомство с некоторыми из наиболее популярных методологий управления проектами, такими как Scrum, Kanban и Waterfall, может помочь вам определить, какой процесс лучше всего подходит для вашего проекта или специфических потребностей отрасли.
10. Получите степень в области управления проектами.
Один из лучших способов усовершенствовать свои навыки управления проектами — получить степень в этой области. Программы, подобные программе Northeastern Master of Science in Project Management, дают студентам практические навыки и теоретические концепции, необходимые для руководства сложными проектами. Перед компаниями стоит задача сдавать проекты в срок, в рамках бюджета и в соответствии со спецификациями, и без квалифицированных менеджеров проектов эти задачи практически невыполнимы.
Кроме того, для менеджеров проектов существует множество возможностей трудоустройства практически в любой отрасли. Программа Northeastern позволяет студентам адаптировать свое образование с помощью заявленной концентрации, которая может быть использована для согласования их обучения с отраслью или набором навыков, которые их больше всего интересуют. Программа также предоставляет динамичные возможности для студентов с разным уровнем профессионального опыта применить свои навыки в реальных условиях благодаря акценту на экспериментальное обучение.
Даже для тех, кто не хочет делать официальную карьеру менеджера проектов, навыки, полученные при получении этой степени, могут быть использованы в любой роли. Ключевые навыки менеджера проектов включают в себя организацию, управление временем и сильную коммуникацию, и, в конце концов, какой бизнес не выиграет от такого сотрудника?»
